Egy feladat elvégzéséhez szükséges idejének becslése sok buktatóval jár. Most megosztom veled, miért és hogyan csinálom jómagam, de nincs nálam a Szent Grál, ne itt keresd!
Kezdjük két fontos jelenséggel, amit mindenképp ismerned kell.
Hofstadter törvénye
Hofstadter törvénye egy önmagára hivatkozó, idővel kapcsolatos szállóige, ami így szól:
Minden hosszabb időt vesz igénybe, mint várnád, még akkor is, ha figyelembe veszed Hofstadter törvényét.
A törvény annak megállapítása, hogy nagyon nehéz pontosan megbecsülni a komplex feladatok elvégzéséhez szükséges időt. A törvény rekurzív természete visszatükrözi azt a széles körű tapasztalatot, hogy hiába tudjuk az adott feladatról mennyire komplex, a feladatok idejének kiszámítása a legnagyobb erőfeszítések ellenére is nehéz. Lásd a fejlécképet.
Miért?
Optimizmus torzítás
A legfontosabb oka az optimizmusból eredő torzításban, avagy optimizmusra való hajlamban (optimistic bias) gyökeredzik, ami az a tendencia, mely szerint hajlamosak vagyunk túlzottan optimisták lenni, és ezáltal túlbecsülni a kedvező kimeneteleket. Sőt, túlbecsüljük a saját képességeinket is.
Megjegyzem erre a torzításra egyébként óriási szüksége van az embernek, hiszen ha nem lenne, akkor nem kockáztatnánk, nem vállalkoznánk, nem fejlődnénk. Ellenben, amikor becsülni kell, durván megszivat minket. Ebből a jelenségből pedig egyenesen következik a…
Tervezési tévedés
A különböző tervek kimenetére vonatkozó túlzottan optimista előrejelzések szinte mindenütt jelen vannak. Daniel Kahneman és Amos Tversky vezette be a tervezési tévedés (planning fallacy) kifejezést, ami arról szól, hogy mindig alábecsüljük a szükséges erőforrásokat (pénzt, időt), amikor egy komplex projektet tervezünk. Ez egy jelenség, ami arra ösztönöz bennünket, hogy optimistán tervezzünk. Nem meglepő módon, ha más tervét nézzük át, akkor sokkal reálisabbak vagyunk.
Röviden:
Túlbecsüljük a kedvező kimeneteleket, a képességeinket, és alábecsüljük a szükséges erőforrásokat, a korlátozó tényezőket.
Mit lehet tenni?
Ahogy fentebb említettem azt írom le, hogy jómagam hogyan csinálom. A jelenség régi, nyilván született már megannyi módszer.
2x + 15 szabály
Ha kis feladatról van szó (~1–20 óra között), akkor alkalmazom ezt a technikát. Megnézem a feladatot, mondok rá egy óraszámot, azt megszorzom kettővel, és hozzáadok 15 percet. Ez a 15 perc arra szolgál, hogy érdemben elkezd és belemélyülj a feladatba. A legtöbb esetben egész jól működik és végtelenül egyszerű.
Hofstadter szorzó
A csapattársaim mérik, és írják az elvégzett időt az egyes feladatokhoz, ami több szempontból is hasznos. Egyrészt tapasztalatot szerez mindenki arról, hogy típusfeladatokat mennyi idő alatt végeznek el, amit aztán össze tudnak vetni a saját becslésükkel, ezáltal pedig a becslési készség fejlődik. Másrészt pedig meghatározhatod a saját, vagy az adott ember ún. Hofstadter szorzóját. Nem vagyunk egyformák, szóval ez a 2x + 15 szabály továbbfejlesztett, egyénre szabott változata.
Komplex projektek
Az egyszerűbb feladatokra az előző megoldás(ok) nekem elegendőnek bizonyulnak, viszont összetett projektek esetében másra is ügyelni kell. Azonban előtte fontos egy kérdést tisztázni:
Mennyi energiát tudsz, akarsz a becslésbe/ajánlatba fektetni?
Amiből aztán fakad még több kérdés:
Indikatív, avagy tételes, kidolgozott ajánlatra van szükség? Milyen inputokra, milyen szakértelemre és ezáltal szakemberre van szükség a becsléshez? Rendelkezésre áll minden szükséges információ? Mennyi kapacitásod van, ha egyáltalán van a becslésre, és vagy a megvalósításra? A munka elnyerésére tényleg van esélyed? :)
A kérdésekre adott válaszok befolyásolják milyen utat választok.
Visszatérve egy pillanatra a tervezési tévedéshez. A jelenséget enyhíteni egy harmadik, külső szereplő bevonásával, vagy hasonló, korábbi projektek valós számaira támaszkodva lehet.
Pontosan ezért annyira fontos, hogy minden feladat elvégzéséhez szükséges számok akkurátusan rögzítve legyenek, hogy azok később rendelkezésre álljanak.
Na, de haladjunk tovább…
Egy ideális világban az a legjobb, ha az a csapat végzi közösen a becslést, amelyik ténylegesen megvalósítja a projektet. Ha belegondolsz mennyibe kerül, ha egy 4–5 fős csapat egyenként átnézi, értelmezi az anyagokat. Majd együtt átbeszéli, begyűjti a hiányzó információkat, tételekre bontja a projektet, azokra egyenként megbecsli valamilyen módszerrel, akkor az bizony nem biztos, hogy a leghatékonyabb út. Konkrétan elképesztően időtrabló és drága.
Éppen ezért, helyettes megoldásnak jó, ha van egy tapasztalt, sok projektet látott ember és/vagy rendelkezésre állnak korábbi hasonló projektek tényleges óraszámai. Ilyenkor már csak a különbségeket, esetleg az ajánlatadás pillanatában vett ismeretlennel, rizikó faktorokkal kell számolni. Lényegesen egyszerűbb, gyorsabb és olcsóbb a becslés.
Indikatív ajánlatnál szinte mindig ez utóbbi módszert használom, fontos kiegészítéssel, miszerint +-20%-os eltéréssel kell számolni.
Ácsi, csak óvatosan! Különösen fejlesztéseknél tűnhet úgy, hogy ilyet már csináltunk, közben pedig a háttérben komoly eltérések húzódnak meg, így könnyen bele lehet szaladni nagy pofonokba, ha a közel hasonló projektek adataira támaszkodsz. Ilyenkor érdemes több, külső céggel is megfuttatni a munkát, ergo bevonni külsős csapatot. Ez egyrészt segít a pontosításban, másrészt egy egészséges versenyhelyzetet is tud teremteni.
Amikor pedig látszik, hogy bele kell tenni az energiát a részletes, tételes ajánlatba, akkor viszont nincs más út, mint valamely módszertant alkalmazni erre. Körbeírni sem próbálom meg ezt a témát, hiszen könyvek születtek a releváns módszertanokról.
Végül
Jómagam több mint 20 éve vagyok ebben a szakmában és sokszor játszom azt, hogy miután meghallgattam az igényeket szinte hasraütésszerűen mondok egy számot. Sokszor bejön, de persze ezt még csak indikatívnak se mondanám. Cserébe jó móka.
Ajánlom figyelmedbe még ezt a két korábbi kapcsolódó írásom:
Visszajelzésfüggő vagyok. Segíts!